21 листопада 2017
ДЕРЖАВНА КРИМІНАЛЬНО-ВИКОНАВЧА
СЛУЖБА УКРАЇНИ
01001, м. Київ, вул. Городецького 13
Відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 22 вересня 2016 р. № 697-р "Питання Міністерства юстиції" Державна пенітенціарна служби України як центральний орган виконавчої влади з 30 вересня цього року припиняє виконання покладених на її функцій і повноважень з передачею їх до Міністерства юстиції України (постанова Кабінету Міністрів України від 18 травня 2016 р. № 343 "Деякі питання оптимізації діяльності центральних органів виконавчої влади системи юстиції").
04.05.2012
nakaz#109(virno)

ДЕРЖАВНА ПЕНІТЕНЦІАРНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

НАКАЗ

29.02.2012 м. Київ № 109

Про затвердження Типової інструкції з діловодства в органах,
установах виконання покарань, слідчих ізоляторах і навчальних закладах,
що належать до сфери управління Державної пенітенціарної служби України

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Типову інструкцію з діловодства в органах, установах виконання покарань, слідчих ізоляторах і навчальних закладах, що належать до сфери управління Державної пенітенціарної служби України (далі – Інструкція), що додається.
2. Керівникам територіальних органів, установ виконання покарань, слідчих ізоляторів, навчальних закладів, інших підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Державної пенітенціарної служби України, забезпечити вивчення і виконання вимог цієї Інструкції.
3. Керівникам навчальних закладів, що належать до сфери управління Державної пенітенціарної служби України, привести у відповідність з цією Інструкцією програму курсу з діловодства.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної пенітенціарної служби України генерал-майора внутрішньої служби Сидоренка С.М. і департамент організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення Державної пенітенціарної служби України (Скоков С.І.).

Голова
генерал-лейтенант внутрішньої служби О.В. Лісіцков

ПОГОДЖЕНО
Голова Державної архівної служби
О.П. Гінзбург 29.02. 2012

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної
пенітенціарної служби
29.02.2012 № 109

Типова інструкція
з діловодства в органах, установах виконання покарань, слідчих ізоляторах і навчальних закладах, що належать до сфери управління

Державної пенітенціарної служби України

Загальні положення

1.1. Ця Інструкція встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства в територіальних органах Державної пенітенціарної служби України, установах виконання покарань, слідчих ізоляторах, навчальних закладах, інших підприємствах, установах і організаціях, що належать до сфери управління Державної пенітенціарної служби України (далі – ДПтС України), вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в територіальних органах ДПтС України, підрозділах кримінально-виконавчої інспекції, установах виконання покарань, слідчих ізоляторах, навчальних закладах, інших підприємствах, установах і організаціях, що належать до сфери управління ДПтС України (далі – органи (установи)), незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

1.2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві органу (установи), здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

1.3. Органи (установи) організовують діловодство на підставі цієї Інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі – регламенти та національні стандарти).
Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в органі (установі) повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.
1.4. Відповідальність за організацію діловодства в органах (установах) несуть їх керівники.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, наказах Міністерства юстиції України, ДПтС України, дорученнях Міністра юстиції, ДПтС України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), в органах (установах) відповідають заступники керівників органів (установ) згідно з розподілом функціональних обов'язків. За погодження проектів організаційно-розпорядчих документів у територіальних органах ДПтС України відповідають заступники начальників територіальних органів ДПтС України згідно з розподілом функціональних обов'язків.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах органів (установ) відповідають їх керівники.
1.5. Організація діловодства в органах (установах) покладається на їх структурні підрозділи з діловодства (далі – служба діловодства).
1.6. Основним завданням служби діловодства є встановлення в органі (установі) єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах органу (установи).
Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:
розробляє номенклатуру справ органу (установи);
здійснює реєстрацію та веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву органу (установи) (далі – архів);
забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами органу (установи) вимог цієї Інструкції, регламентів та національних стандартів;
вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в органі (установі);
проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах територіального органу ДПтС України, а також у підпорядкованих органах (установах);
бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в органі (установі);
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в органі (установі);
забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
організовує збереження документаційного фонду органу (установи) та користування ним;
ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації персоналу органу (установи) з питань діловодства;
засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом органу (установи).
1.7. Організація діловодства в структурних підрозділах органу (установи) покладається на спеціально призначену для цього особу.

II. Документування управлінської інформації

2.1. Загальні вимоги до створення документів

2.1.1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.
2.1.2. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається установчими документами органів (установ), положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.
2.1.3. В органах (установах) визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції територіальних органів ДПтС України, місцевих органів виконавчої влади, можуть створюватись спільні документи.
2.1.4. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (наказ, окреме доручення, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом органу (установи), компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).
2.1.5. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та спрямовуватись на виконання органом (установою) покладених на них завдань і функцій.
2.1.6. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД).
Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі – ДСТУ 4163-2003).
2.1.7. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування органу (установи) – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.
Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
2.1.8. Органи (установи) здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
2.1.9. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у     додатку 1.
Окремі внутрішні документи (рапорти, заяви, пояснювальні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

2.2. Бланки документів

2.2.1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.
Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).
Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
30 – ліве;
10 – праве;
20 – верхнє та нижнє.
Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).
2.2.2. В органах (установах) використовують такі бланки документів:
загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 2);
бланк для листів (додаток 3);
бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 4).
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.
2.2.3. Органи (установи) можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляється у центрі верхнього поля (додаток 5). Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.
2.2.4. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.
В органах (установах) бланки можуть виготовлятись за допомогою комп'ютерної техніки.
2.2.5. Види бланків, що використовуються в органах (установах), та порядок їх обліку визначаються цією Інструкцією.
Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.
Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.
         Служба діловодства забезпечує облік номерних кольорових бланків.
2.2.6. Деякі внутрішні документи (рапорти, заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені територіального органу ДПтС України та місцевих органів виконавчої влади, оформлюються не на бланках.

2.3. Оформлення реквізитів документів

2.3.1. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів персонал органів (установ) оформляє їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Зображення Державного Герба України

2.3.2. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII "Про Державний герб України".
Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів.

Коди

2.3.3. Код органу (установи) проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).
На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про орган (установу)".
2.3.4. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Найменування органу (установи)

2.3.5. Найменування органу (установи) – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в установчому документі органу (установи). Скорочене найменування органу (установи) вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в установчих документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.
Найменування органу вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення – повністю. На бланках органу (установи), який (яка) має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх органів вищого рівня.

Довідкові дані про орган (установу)

2.3.6. Довідкові дані про орган (установу) містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування органу (установи).
Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

2.3.7. Назва виду документа (наказ, рішення, окреме доручення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

2.3.8. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011.
У текстах з посиланням на нормативно-правові акти і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.
Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
На документі, виданому територіальним органом ДПтС України спільно з місцевими органами виконавчої влади, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

 

Реєстраційний індекс документів

2.3.9. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних     позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в органі (установі), зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений в органі (установі).
Для вхідних документів реєстраційний індекс складається тільки з порядкового номера документа.
У вихідного документа реєстраційний індекс складається з індексу структурного підрозділу органу (установи), порядкового номера документа та індексу посадової особи, наприклад: 02/258/Дз, де 02 – індекс структурного підрозділу, 258 – порядковий номер, Дз – індекс посадової особи.
З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".
Якщо документ підготовлено територіальним органом ДПтС України спільно з іншими місцевими органами виконавчої влади, реєстраційний індекс включає індекси кожного з цих органів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 – для спільних розпорядчих документів або                02/460/Дз/02-11/208 – для спільних листів.
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.
У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме 77 міліметрів.

Посилання на реєстраційний індекс і дату

2.3.10. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання

2.3.11. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України.

Гриф обмеження доступу

2.3.12. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

Адресат

2.3.13. Документи адресуються центральному органу виконавчої влади, місцевому органу виконавчої влади (далі – органи виконавчої влади), органу (установі), їх структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа органу виконавчої влади, органу (установі) або структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

     Державна пенітенціарна служба



Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування органу виконавчої влади, органу (установи) та їх структурних підрозділів наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Державна пенітенціарна служба
Відділ режимно-секретної роботи
Начальнику відділу
прізвище, ініціали
У разі коли документ адресується керівникові органу виконавчої влади, органу (установи) або його першому заступникові чи заступникові, найменування цих органів виконавчої влади, органів (установ) входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Державної
пенітенціарної служби
прізвище, ініціали

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності органам виконавчої влади, органам (установам), зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:


Начальникам установ виконання покарань

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу органу виконавчої влади, органу (установи) повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:


Державне космічне агентство
вул. Московська, буд. 8,
м. Київ, 01010

Гончарук Олександр Сергійович
вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1,
м. Київ, 03178





У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали), потім поштова адреса, наприклад:

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Гриф затвердження документа

2.3.14. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом органу (установи).           
Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 6).
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник управління Державної  
пенітенціарної служби в Донецькій області
підпис, ініціали, прізвище
Дата










У разі коли документ затверджується наказом, гриф затвердження складається із слова


"ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ управління Державної  
пенітенціарної служби в Донецькій області
12.02.2012 № 50

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

2.3.15. Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.
Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.
На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.
Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.
У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

Заголовок до тексту документа

2.3.16. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.
Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

Відмітка про контроль

2.3.17. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.
Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.
У разі необхідності повернення документа органу виконавчої              влади, органу (установі) – авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції, на якому зазначається реєстраційний індекс і дата документа, взятого на контроль .

Текст документа

2.3.18. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.
Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.
Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція органу (установи).
У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших органів виконавчої влади, органів (установ) або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування органу виконавчої влади, органу (установи) – автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.
Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.
В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.
2.3.19. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною – конкретні характеристики.
2.3.20. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова "Продовження додатка".

Відмітки про наявність додатків

2.3.21. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.
2.3.22. Додатки до документів можуть бути таких видів:
додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
додатки, що надсилаються із супровідним листом.
2.3.23. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 2.3.14 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)."
На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:


Додаток 5
до Інструкції
(пункт 8)



2.3.24. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:


Додаток
до наказу управління Державної
пенітенціарної служби в Донецькій області
20.02.2012 № 28

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".
2.3.25. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.
Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.
Додатки організаційно-розпорядчого характеру, що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів органу (установи) на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
2.3.26. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2012 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2012 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток:

лист Укрдержархіву 20.01.2012 № 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток:

згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток:

на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

2.3.27. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених в установчих документах органу (установи), положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов'язків між керівником та його першим заступником, заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника органу (установи) та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.
Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються керівником органу (установи) або за його дорученням першим заступником чи заступником керівника.
Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються керівником органу (установи) або його першим заступником, заступниками згідно з розподілом повноважень.
Уся службова документація, адресована вищим органам державної влади та керівникам органів виконавчої влади, надсилається виключно за підписом керівника органу (установи) або особи, яка виконує його обов’язки.
2.3.28. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – якщо документ надрукований не на бланку,        скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища, наприклад:

Начальник управління Державної пенітенціарної служби в Донецькій області

 

підпис

 

               ініціали, прізвище

або

Начальник управління

підпис

ініціали, прізвище

2.3.29. У разі надсилання документа одночасно кільком органам виконавчої влади одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.
У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим органам (установам) підписується тільки оригінал, який залишається у службі діловодства, а на місця розсилаються його копії.
У разі надсилання документа органам виконавчої влади, у яких передбачені військові та спеціальні звання, після зазначення посади керівника органу (установи) вказується його спеціальне звання, наприклад:

Начальник управління
генерал-майор внутрішньої служби

 

підпис

 

   ініціали, прізвище

2.3.30. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Начальник управління

підпис

            ініціали, прізвище

Головний бухгалтер

підпис

            ініціали, прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками територіального органу ДПтС України та відповідних місцевих органів виконавчої влади, наприклад:

Начальник управління Державної пенітенціарної служби в Донецькій області

Директор Державного архіву Донецької області

підпис, ініціали, прізвище
відбиток гербової печатки

підпис, ініціали, прізвище
відбиток гербової печатки

2.3.31. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова колегії

підпис

                               ініціали, прізвище

Секретар колегії

підпис

                                ініціали, прізвище

2.3.32. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом.
2.3.33. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.
2.3.34. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Візи та гриф погодження

2.3.35. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

2.3.36. Погодження може здійснюватись як в органі (установі) посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за їх межами іншими заінтересованими місцевими органами виконавчої влади (зовнішнє погодження).
2.3.37. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.
2.3.38. Віза проставляється на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в органі (установі).
2.3.39. На аркуші «Внутрішні візи» у лівому нижньому куті 12-им шрифтом зазначається підрозділ – виконавець документа.
2.3.40. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник сектору правового забезпечення
підпис, ініціали, прізвище
Зауваження і пропозиції додаються.
Дата

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.
2.3.41. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.
2.3.42. Порядок візування певних видів документів зазначається в цій Інструкції.
2.3.43. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
2.3.44. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.
2.3.45. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та місцевого органу виконавчої влади, з яким погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:


ПОГОДЖЕНО
Начальник головного управління юстиції
у Донецькій області
підпис, ініціали, прізвище
Дата

2.3.46. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.
2.3.47. У разі коли зміст документа підготовленого територіальним органом ДПтС України стосується більше ніж двох місцевих органів виконавчої влади, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

           Найменування посади

підпис

         ініціали, прізвище

           Дата

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

Відбиток печатки

2.3.48. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою органу (установи).
Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається органом (установою) на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 7).
2.3.49. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування органу (установи) або їх структурних підрозділів (без зображення герба), при необхідності ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші органи виконавчої влади, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".
2.3.50. Наказом керівника органу (установи) визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

 

Відмітка про засвідчення копій документів

2.3.51. Орган (установа) може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в них, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника органу (установи), його першого заступника та заступника або керівника структурного підрозділу.
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з органом (установою), а також під час формування особових справ персоналу орган (установа) може виготовляти копії документів, виданих іншими органами виконавчої влади (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
2.3.52. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом
Начальник сектору
документального забезпечення
та архівної справи                                                підпис              ініціали, прізвище
Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування органу (установи) (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) органу (установи).
2.3.53. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах органу (установи), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:
Дата, індекс
_____________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

Начальник управління

 

   ініціали, прізвище

Згідно з оригіналом

 

 

Начальник сектору
документального забезпечення
та архівної справи

підпис

ініціали, прізвище

відбиток печатки служби діловодства

 

 

Дата

 

 

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах структурних підрозділів органів (установ), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.
Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до органу (установи)

2.3.54. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко Олена Іванівна 256 23 29

2.3.55. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу органу (установи). Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи № 02-25

До справи № 05-62

Лист-відповідь від 20.01.2012
№ 03/82/Дз

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.01.2012

посада, підпис, ініціали, прізвище 21.01.2012

посада, підпис, ініціали, прізвище 05.01.2012

2.3.56. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc.
2.3.57. Відмітка про надходження документа до органу (установи) проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування органу (установи) – одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі           потреби – година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.
Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 3.3.3 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.
У разі коли орган виконавчої влади, орган (установа) – автор документа подає службі діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається органу виконавчої влади, органу (установі) – авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

2.4. Складення деяких видів документів

Накази

2.4.1. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності органу (установи), адміністративно-господарських або з особового складу.
2.4.2. Проекти наказів з основних питань діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівника органу (установи) чи за власною ініціативою.
Проекти наказів з особового складу (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує кадрова служба на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.
2.4.3. Проекти наказів з основних питань діяльності, адміністративно-господарських питань візуються першим заступником, заступником керівника органу (установи) відповідно до розподілу функціональних повноважень, працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівником служби діловодства, керівником або посадовою особою структурного підрозділу внутрішньої безпеки та протидії корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
2.4.4. Проекти наказів з особового складу візуються першим заступником, заступником керівника органу (установи) відповідно до розподілу функціональних повноважень, працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів – посадовими особами структурного підрозділу внутрішньої безпеки та протидії корупції, бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
2.4.5. Структурним підрозділом з юридичного забезпечення обов'язково візуються за наявності усіх необхідних віз проекти наказів організаційно-розпорядчого характеру, а також накази з особового складу та з інших питань, визначених цією Інструкцією.
У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими місцевими органами виконавчої влади.
Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.
2.4.6. Накази підписуються керівником органу (установи), а у разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов'язки.
Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.
2.4.7. Наказ оформляється на бланку наказу. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...",) або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...").
2.4.8. Текст наказу з основних питань діяльності органу (установи) та з адміністративно-господарських питань складається з двох                             частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.
Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.
Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "начальникам установ виконання покарань", "керівникам структурних підрозділів …..".
При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.
2.4.9. Якщо наказом відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,…".
Зміни, що вносяться до наказу, оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу …" із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: …";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:

"1) Внести зміни до наказу ... (додаються)".

2.4.10. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.
2.4.11. До наказів не може включатися пункт "Наказ довести до відома…". Місцеві органи виконавчої влади, органи (установи), їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання такого документа.
2.4.12. Накази з особового складу оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника, у зведених – про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
2.4.13. Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про"і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття... ".У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про особовий склад".
2.4.14. У тексті наказів з особового складу, як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.
2.4.15. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються прізвище, ім'я, по батькові працівника, на якого поширюється дія наказу, та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.
2.4.16. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
2.4.17. У зведених наказах з особового складу до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.
2.4.18. У кожному пункті наказу з особового складу зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
2.4.19. Під час ознайомлення з наказом згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.
2.4.20. Спільний наказ територіального органу ДПтС України з місцевими органами виконавчої влади одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування територіального органу ДПтС України та місцевих органів виконавчої влади розміщуються на одному рівні, а назва виду документа – посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа – складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками територіального органу ДПтС України та місцевих органів виконавчої влади. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників територіального органу ДПтС України та місцевих органів виконавчої влади розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих органів.
Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості органів, що їх видають.
2.4.21. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основних питань діяльності та з особового складу мають окрему порядкову нумерацію.
2.4.22. Копії наказів засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим місцевим органам виконавчої влади, органам (установам), посадовим особам, персоналу. Список розсилки складається і підписується керівником структурного підрозділу, який його склав.

Протоколи

2.4.23. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в органах (установах) рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.
2.4.24. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.
2.4.25. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів або на загальному бланку органу (установи).
2.4.26. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.
2.4.27. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів нарад, засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.
2.4.28. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
2.4.29. Текст протоколускладається з вступної та основної частин.
2.4.30. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань місцевих органів виконавчої влади, органів (установ). Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх розгляду із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.
Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".
2.4.31. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
2.4.32. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".
2.4.33. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
2.4.34. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.
2.4.35. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.
2.4.36. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.
2.4.37. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.
2.4.38. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим органам (установам), посадовим особам, працівникам.

Службові листи

2.4.39. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між органами виконавчої влади, органами (установами) як:
відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;
відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;
відповіді на виконання доручень органів виконавчої влади вищого рівня;
відповіді на запити інших органів виконавчої влади;
відповіді на звернення громадян;
відповіді на запити на інформацію;
ініціативні листи;
супровідні листи.
2.4.40. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).
2.4.41. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.
Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.
Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".
2.4.42. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.
2.4.43. Як правило, у листі порушується одне питання.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити…" "роз'яснюємо, що…" або від третьої особи однини – "управління інформує…", "управління вважає за доцільне".
Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини – "прошу…", "пропоную…".
Службові листи підписуються відповідно до пункту 2.3.27 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.
2.4.44. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу органу (установи), в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові                     питання) – керівники заінтересованих структурних підрозділів органу (установи), а також перший заступник, заступник керівника органу (установи) відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист повинен підписувати керівник органу (установи)).

2.5. Документи до засідань колегіальних органів

2.5.1. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.
2.5.2. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.
У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали доповідача, структурний підрозділ, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.
Проект плану роботи колегіального органу складається посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.
Керівники структурних підрозділів територіального органу ДПтС України завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.
Затверджений колегіальним органом (головою колегіального органу) план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів територіального органу ДПтС України. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням начальника територіального органу ДПтС України. Посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.
2.5.3. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:
доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
проект рішення колегіального органу та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані керівниками заінтересованих структурних підрозділів територіального органу ДПтС України;
довідку про погодження проекту рішення із заінтересованими структурними підрозділами територіального органу ДПтС України та іншими місцевими органами виконавчої влади (у разі потреби);
список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;
інші документи, необхідні для розгляду питань.
2.5.4. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, зберігаються у посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, окремо з кожного засідання.
2.5.5. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.
2.5.6. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів територіального органу ДПтС України.
2.5.7. Посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.
Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.
2.5.8. Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 2.4.23-2.4.38 цієї Інструкції.
2.5.9. Рішення колегій реалізуються шляхом видання наказів, якими вони вводяться в дію. У разі потреби копії протоколів або витягів з них можуть надсилатися місцевим органам виконавчої влади, органам (установам). Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.

2.6. Документи про службові відрядження

2.6.1. Службові відрядження працівників передбачаються у відповідному плані органу (установи).
У разі виникнення потреби у направленні працівника у позапланове відрядження керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я керівника органу (установи) або його першого заступника чи заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.
Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, підготовленим відповідно до абзацу другого пункту 2.4.2 цієї Інструкції, передається керівникові органу (установи).
Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 8).
2.6.2. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного керівником органу (установи), готує у триденний строк, якщо інше не передбачене у наказі про відрядження, письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.
Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до бухгалтерської служби органу (установи).

III. Організація документообігу та виконання документів

3.1. Вимоги щодо раціоналізації документообігу

3.1.1. Документообіг органу (установи) – це проходження в них документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.
Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в органі (установі) на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
3.1.2. Ефективна організація документообігу передбачає:
проходження документів в органі (установі) найкоротшим шляхом;
скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;
централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;
раціональне розташування в органі (установі) структурних підрозділів і робочих місць.
3.1.3. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією.
3.1.4. Особливості організації електронного документообігу визначаються цією Інструкцією з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в органі (установі).
У разі впровадження в органі (установі) системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу служба діловодства разом із структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.
3.1.5. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

3.2. Облік обсягу документообігу

3.2.1. Обсяг документообігу органу (установи) – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в них (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).
3.2.2. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.
За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в органі (установі) системи обліку документів.
Облік документів може здійснюватися як за орган (установу) в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.
Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву органу (установи) для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.
3.2.3. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються за формою, яка визначається наказом Голови ДПтС України.

3.3. Приймання та первинне опрацювання документів,

що надходять до органу (установи)

3.3.1. Доставка документів до органу (установи) здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою.
Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.
Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
3.3.2. Усі документи, що надходять до органу (установи), приймаються централізовано в службі діловодства.
Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.
У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.
У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.
Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим органу (установи).
3.3.3. У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".
3.3.4. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.
У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів та прізвища особи, що здійснила запит.
У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший – зберігається у службі діловодства.
3.3.5. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.
3.3.6. Факт і дата надходження документа до органу (установи) обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 2.3.57 цієї Інструкції.
3.3.7. Електронні носії інформації обов'язково передаються до органу (установи) із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.
3.3.8. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

3.4. Попередній розгляд документів

3.4.1. Документи, адресовані керівникам органів (установ), а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.
3.4.2. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду керівником органу (установи), його першим заступником, заступниками або структурними підрозділами.
Обов'язковому розгляду керівником органу (установи) підлягають акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від органів виконавчої влади вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності органу (установи) і потребують вирішення безпосередньо керівником.
Інші документи передаються першому заступнику, заступникам керівника або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов'язків.
3.4.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення органів виконавчої влади вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
3.4.4. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені в установчих документах органу (установи) та у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов'язків між керівником органу (установи) та його першим заступником, заступниками, посадових інструкціях, номенклатура справ, схеми проходження документів.
3.4.5. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства (додаток 9), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.
Розгляд службової кореспонденції першим заступником, заступниками керівника органу (установи) здійснюється в день їх надходження з поверненням протягом трьох годин до служби діловодства для подальшої передачі цієї кореспонденції до структурних підрозділів органу (установи). Забороняється самостійно передавати службові документи до структурних підрозділів органу (установи) без обліку їх у службі діловодства.

3.5. Реєстрація документів

3.5.1. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.
3.5.2. Реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд керівника органу (установи), його першого заступника та заступників, документів, які адресовані керівникам структурних підрозділів органу (установи), розпорядчих документів, листів за підписом керівника, його першого заступника та заступників, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано службою діловодства.
В органах (установах) накази з основних питань діяльності, адміністративно-господарських та з особового складу, а також ті, які мають гриф обмеження доступу «Для службового користування», реєструються службою діловодства, а накази, які мають гриф обмеження доступу «Для службового користування» (з позначкою літер «М»), «Таємно», «Цілком таємно», – в режимно-секретних органах цих органів (установ).
Договори, які укладені органом (установою), реєструються в структурному підрозділі, що визначений наказом керівника органу (установи).
Реєстрації підлягають також документи, створені в органі (установі) (довідки, доповідні записки, заяви тощо).
3.5.3. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.
У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
3.5.4. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:
акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до органу (установи);
накази з основних питань діяльності органу (установи);
накази з особового складу (відповідно до їх видів та строків зберігання);
рішення колегії;
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
бухгалтерські документи;
заявки на матеріально-технічне постачання;
службові листи;
звернення громадян;
запити на інформацію.
3.5.5. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 3.5.1 цієї Інструкції.
3.5.6. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, підлягають обов’язковій реєстрації відповідно до пункту 3.5.2 цієї Інструкції.
3.5.7. Оригінал документа, який надійшов після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється під попереднім номером факсограми або попереднім номером документа, надісланого електронною поштою.
3.5.8. Під час реєстрації документу надається умовне позначення – реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 2.3.9 цієї Інструкції.
3.5.9. В органах (установах) застосовується журнальна форма реєстрації документів (додатки 10 і 11).

3.6. Організація передачі документів та їх виконання

3.6.1. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву органу (установи) і структурним підрозділам.
3.6.2. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва органу (установи) в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.
Відразу після реєстрації керівнику органу (установи) у теці з грифом "Невідкладно" передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від органів виконавчої влади вищого рівня.
3.6.3. Документи, розглянуті керівництвом органу (установи), повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.
3.6.4. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції з обов’язковим розглядом в день їх одержання керівником відповідного підрозділу або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.
3.6.5. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.
3.6.6. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через службу діловодства, в якій було зареєстровано документ. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це структурного підрозділу (посадової особи), що відповідає за здійснення контролю в органі (установі) (далі – служба контролю).
3.6.7. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.
3.6.8. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде служба діловодства.
3.6.9. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівництва органу (установи), та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.
Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
3.6.10. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівництву органу (установи), а у деяких                          випадках – керівникові структурного підрозділу, а також у разі                     потреби – підготовку для пересилання адресату.
3.6.11. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.
3.6.12. Якщо документ надсилається до кількох органів виконавчої влади, органів (установ), після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.
3.6.13. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

3.7. Організація контролю за виконанням документів

3.7.1. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.
3.7.2. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю, за переліком документів, затвердженим керівником органу (установи).
Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва ДПтС України, територіального органу ДПтС України, рішення колегіального органу, запити на інформацію.
Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, здійснює перший заступник або заступник керівника органу (установи) відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
3.7.3. Безпосередній контроль за виконанням документів в органі (установі) покладається на службу контролю.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.
3.7.4. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва органу (установи). Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних – з дати надходження (реєстрації).
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.
3.7.5. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.
Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 12.
Індивідуальні строки встановлюються керівництвом органу (установи) (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.
3.7.6. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в органі (установі).
3.7.7. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
3.7.8. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.
3.7.9. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її      відсутності – посадової особи, яка її заміщає.
У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.
3.7.10. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки (додаток 13) із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 14) або банку реєстраційних даних.
3.7.11. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівника органу (установи), його першого заступника чи заступників.
3.7.12. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.
3.7.13. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки або автоматизованої інформаційної системи (бази даних).
3.7.14. Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (накази керівника, доручення вищих органів влади, рішення колегії тощо).
З других примірників реєстраційно-контрольної картки формуються контрольні картотеки в структурних підрозділах.
3.7.15. На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.
У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.

3.7.16. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу – виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.
3.7.17. Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп'ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу.
3.7.18. Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.
3.7.19. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:
завдань на наступний рік – не рідше одного разу на рік;
завдань на наступні місяці поточного року – не рідше одного разу на місяць;
завдань на поточний місяць – кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення строку або за запитами.
3.7.20. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим органам виконавчої влади та особам або іншого підтвердження виконання.
Зняти документ з контролю може тільки керівник органу (установи), його перший заступник, заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.
Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.
3.7.21. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в органі (установі) вихідних документів про виконання завдань.
3.7.22. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється службою контролю і щотижнево подається керівництву органу (установи) у вигляді зведень про виконання документів (додаток 15).
Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.

3.8. Інформаційно-довідкова робота з документами

3.8.1. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.
3.8.2. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:
класифікатор кореспондентів;
класифікатор виконавців;
номенклатура справ.
Необхідність розроблення та впровадження додаткових класифікаційних довідників в органі (установі) визначається службою діловодства.
3.8.3. У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

3.9. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

3.9.1. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються фельд'єгерською службою.
3.9.2. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.
3.9.3. З використанням засобів електрозв'язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.
3.9.4. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.
3.9.5. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.
3.9.6. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів – виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
3.9.7. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.
3.9.8. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:
правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
наявність і правильність зазначення адреси;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на відпуску – копії вихідного документа, що залишається у справах органу (установи);
наявність і повноту додатків;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
3.9.9. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".
3.9.10. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.
3.9.11. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.
3.9.12. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.
3.9.13. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.
3.9.14. Посадові особи, відповідальні за організацію діловодства у структурних підрозділах органу (установи), зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства у години, визначені наказом керівника органу (установи).

3.9.15. Усі вихідні документи, підписані керівництвом органу (установи),  надсилаються адресатам тільки за вихідними номерами служби діловодства. Копії таких документів зберігаються в службі діловодства.

3.9.16. З метою належної співпраці органів (установ) з органами виконавчої влади керівники структурних підрозділів після реєстрації у службі діловодства вихідної кореспонденції з обмеженим терміном виконання забезпечують своєчасне надходження до органів виконавчої влади відповідної інформації (електронним, факсимільним зв’язком або нарочно).

3.9.17. Порядок надсилання службових документів кореспондентам на номерних кольорових бланках органу (установи) визначається наказом керівника органу (установи).

3.9.18. Персональна відповідальність за зміст і правильність оформлення службових документів, що надаються на підпис керівництву органу (установи) та відправляються через «Електронну пошту», покладається на керівників структурних підрозділів.
Керівники структурних підрозділів для відправлення вказівок, оглядів, інформаційних листів територіальних органів ДПтС України повинні максимально використовувати можливості системи зв’язку «Електронна пошта».
3.9.19. При відправленні адресату службового документа на номерному кольоровому бланку органу (установи) службою діловодства у журналі вихідних документів обов’язково вказується номер бланка.
3.9.20. Службою діловодства не приймаються на реєстрацію службові документи, оформлення яких не відповідає вимогам цієї Інструкції. У разі виявлення в підписаному керівництвом органу (установи) службовому документі будь-яких порушень ці службові документи повертаються виконавцям на доопрацювання та повторне подання на підпис.

         3.9.21. Служба діловодства повинна виключати випадки надсилання органами (установами) документів до вищих органів виконавчої влади без попереднього узгодження з ДПтС України, крім випадків, передбачених нормативно-правовими актами та наказами ДПтС України.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

4.1. Складення номенклатури справ

4.1.1. Номенклатура справ – це обов'язковий для органу (установи) систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
4.1.2. Номенклатура справ призначена для встановлення в органі (установі) єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
4.1.3. В органі (установі) складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 16) і зведена номенклатура справ органу (установи)          (додаток 17).
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.
Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.
Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архівом.
4.1.4. Зведена номенклатура справ органу (установи) схвалюється комісією органу (установи) з проведення експертизи цінності документів         (далі – експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією галузевого державного архіву один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи органу (установи), після чого затверджується керівником органу (установи).
4.1.5. Зведена номенклатура справ органу (установи) складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівом. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий використовується службою діловодства як робочий, третій передається до архіву для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий – надсилається до галузевого державного архіву.
Структурні підрозділи органу (установи) отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
4.1.6. Зведена номенклатура справ органу (установи) щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
4.1.7. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі напрями діяльності, яка документується в органі (установі), зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.
4.1.8. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу органу (установи) (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 03-15, де                 03 – індекс самостійного відділу, 15 – порядковий номер справи.
За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування органу виконавчої влади, органу (установи), структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування органу виконавчої влади, органу (установи), до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи в установах виконання покарань".
Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа ДПтС України, органу (установи).
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Державної пенітенціарної служби ".
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Державною пенітенціарною службою про затвердження і зміну штатного розпису".
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з установами виконання покарань про стан роботи із зверненнями громадян".
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб".
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів Чернігівського юридичного коледжу ДПтС України на 2012 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів Чернігівським юридичним коледжем ДПтС України за 2011 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації,        планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву.
4.1.9. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

4.2. Формування справ

4.2.1. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
4.2.2. Справи формуються в структурних підрозділах органу (установи).
4.2.3. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).
4.2.4. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
4.2.5. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
4.2.6. Накази з основних питань діяльності органу (установи), з особового складу групуються у різні справи. Накази з особового складу групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
4.2.7. Протоколи і документи (доповіді, довідки, проекти рішень тощо) та документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо) до засідань колегіальних органів групуються в одну справу.
4.2.8. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.
4.2.9. Доручення органів виконавчої влади вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності органу (установи) або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
4.2.10. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
4.2.11. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
4.2.12. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).
4.2.13. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) персоналу органу (установи) систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.
4.2.14. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в органі (установі) і їх структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівом.

4.3. Зберігання документів в органах (установах)

4.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву зберігаються за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів органу (установи) і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.
4.3.2. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
4.3.3. Цифровий варіант інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.
4.3.4. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів органу (установи) здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим органам виконавчої        влади – з письмового дозволу керівника органу (установи). На видану справу складається картка – замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
4.3.5. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
4.3.6. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника органу (установи) з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

5.1. Експертиза цінності документів

5.1.1. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
5.1.2. Для організації та проведення експертизи цінності документів в органах (установах) утворюються постійно діючі експертні комісії.
5.1.3. Експертиза цінностей документів в структурних підрозділах органу (установи) проводиться щороку безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архіву.
5.1.4. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
5.1.5. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ органу (установи) шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.
5.1.6. За результатами експертизи цінності документів в органі (установі) складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 18).
5.1.7. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії галузевого державного архіву. Погоджені акти затверджуються керівником органу (установи), після чого орган (установа) має право знищити такі документи.
5.1.8. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі справи органу (установи). Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

5.2. Складення описів справ

5.2.1. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
5.2.2. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу.
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації органу (установи) такі описи складаються обов'язково.
5.2.3. Описи справ структурного підрозділу органу (установи) складаються щороку за встановленою формою (додаток 19) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву.
5.2.4. Номер опису справ структурного підрозділу органу (установи) повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2012 році, матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2012.
5.2.5. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам органу (установи) або іншому органу виконавчої влади, про наявність копій документів у справі.
5.2.6. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
5.2.7. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи за цей рік див. також у розділі за ______ рік, № _____".
5.2.8. Опис справ структурного підрозділу органу (установи) підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу.
5.2.9. Опис справ структурного підрозділу органу (установи) складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
5.2.10. На основі описів справ структурних підрозділів архів готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу.
5.2.11. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією органу (установи) в установленому порядку подаються для схвалення експертно-перевірною комісією галузевого державного архіву, після чого затверджуються керівником органу (установи). Один примірник затвердженого опису подається галузевому державному архіву.
5.2.12. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією органу (установи) та затверджуються їх керівником.
5.2.13. Зведені описи справ з особового складу складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією органу (установи) та погоджуються з експертно-перевірною комісією галузевого державного архіву, після чого затверджуються керівником органу (установи). Один примірники зведеного опису подається галузевому державному архіву.
5.2.14. Територіальні органи ДПтС України зобов'язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до галузевого державного архіву в установлені законодавством строки.

5.3. Оформлення справ

5.3.1. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
5.3.2. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
5.3.3. Справи з грифом "Для службового користування", особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.
5.3.4. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
5.3.5. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".
5.3.6. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
5.3.7. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом – номер опису і фонду.
5.3.8. У разі зміни найменування органу (установи) (його (її) структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого органу виконавчої влади (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування органу виконавчої влади (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
5.3.9. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

5.4. Передача справ до архіву

5.4.1. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву за рішенням керівника органу (установи).
5.4.2. Передача справ до архіву здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів органу (установи) і затвердженим керівником органу (установи).
5.4.3. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі органу (установи) для поточної роботи, архів оформляє видачу справ у тимчасове користування.
5.4.4. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу органу (установи), який передає упорядковані та оформлені справи.
5.4.5. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву за описами.
У кінці кожного примірника опису працівник архіву розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві.
5.4.6. Справи, що передаються до архіву, повинні бути зв'язані належним чином.
5.4.7. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
Територіальні органи ДПтС України зобов'язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві територіального органу ДПтС України для постійного зберігання до галузевого державного архіву.

Додатки Типової інструкції з діловодства в органах

Заступник начальника департаменту
організаційно-аналітичного, документального
та правового забезпечення Державної
пенітенціарної служби
полковник внутрішньої служби О.Ю. Вєлков
«____» ______________ 2012

версія для друку
Заступник міністра
Чернишов
Денис Вікторович
Розширений пошук »